Dokumenthantering i SmartDoc+

Bra dokumenthantering är en av de viktigaste funktionerna i ett modernt affärssystem. Med SmartDoc+ har du ett av marknadens kraftfullaste.

Kraftfull dokumenthantering

Sedan persondatorns intåg på arbetsplatser har informationsmängden i organisationer ökat drastiskt. Det har blivit enklare att skapa och spara elektroniska dokument och dessutom har kommunikationen med elektroniska dokument ökat. Detta sammantaget gör att dokumenten ganska snart blir svåra att överblicka. Det krävs en plan och struktur för att skapa ordning och reda på din organisations dokumentation.

Grundtanken är att det ska vara enkelt och effektivt att hantera information i organisationen för hela verksamheten. Men handen på hjärtat, hur ser det ut i din organisation?

• Är det lätt att hitta relevanta dokument?
• Vet du säkert vilken version av dokumentet som gäller och var du hittar denna?
• Kan alla som behöver det komma åt den relevanta informationen?
• Är konfidentiella dokument skyddade från obehörg tillgång på ett säkert sätt?

I SmartDoc+ är dokument mycket viktiga - det finns fakturor, avtal, mallar och en mängd ytterligare. Därför ingår ett mycket starkt dokumenthanteringssystemför att hantera dessa. Vi rekommenderar att ni sparar samtliga organisations dokument här - även sådana som inte har med affärssystemet att göra såsom bilder, allmänna rapporter etc.

Smart lagring i SQL

Lagring av dokument i SmartDoc+

FILESTREAM introducerades med SQL Server 2008 för lagring och hantering av ostrukturerade data effektivt. Denna funktion tillåter lagring av BLOB-data (Binary Large Object, som Word-dokument, musikfiler, bilder, video etc) i NTFS-filsystemet. Det garanterar samstämmighet mellan ostrukturerade data (som lagras på NTFS) och strukturerade data (lagrad i tabellen). Det gör även att SQL-servern inte lastas ned av att behöva hantera stora datamängder i tabellerna utan de innehåller endast en referens till filen i filsystemet.

SmartDoc+ utnyttjar denna funktion för att säkerställa en effektiv hantering av dokument. Alla dokument i SmartDoc+ hanteras av SQL-servern som är den enda som har tillgång till dokumenten. Detta garanterar att endast personer med rätt behörighet kan komma åt dokumenten.

E-posthantering

E-posthantering i SmartDoc+

SmartDoc+ kan integreras med Exchange server. Det finns två olika postlådor i systemet.

Personlig postlåda

Här ser den inloggade användaren sin egen inkorg i Exchange server. Denna sida är personlig och kan inte ses av övriga användare i systemet.

Företagsspecifik postlåda

I denna postlåda samlas e-post till alla användare i systemet. Den filtreras dock på att avsändaren finns registrerad med sin e-postadress bland systemets kontakter. Detta möjliggör att viktig e-post kan åtgärdas även om mottagaren för tillfället är frånvarande.

Incheckning i dokumenthanteringssystemet

Från postlådorna kan e-postmeddelandet eller bilagor checkas in i SmartDocs dokumenthanteringssystem. Om detta görs från den företagsspecifika postlådan föreslås avsändaren som koppling till det incheckade e-postmeddelandet eller bilagan.

Fulltextsökning

Fulltextsökning i SmartDoc+

Dokument som checkas in i SmartDoc+ läses av systemet och texten sparas i databasen. Det gör det möjligt att söka efter dokument på dess innehåll - s.k.fulltextsökning. SmartDoc+ utnyttjar SQL's inbyggda sökmotor och sökresultatet presenteras mycket snabbt - även om det finns tusentals dokument i databasen. De dokumentformat som stöds i detta avseende är PDF, Word, Powerpoint, Excel, Text och Mail (.msg).

Versionshantering

Versionshantering i SmartDoc+

Dokument i SmartDoc+ versionshanteras. Man kan ge ett dokument en huvudversion, t.ex. 2.0, eller en underversion, t.ex. 2.1. Dokument som är publicerade är de med högsta huvudversion med underversion 0. Dokument med underversion skild från noll är dokument under arbete och kan endast förändras av den som checkade in dokumentet eller av en administratör. De är inte heller synliga för normala användare.

Alla dokument i SmartDoc+ sparas även om antalet versioner blir stort – man kan alltså alltid hitta ett gammalt dokument med en tidig version.

Behörighetskontroll

Behörighetskontroll i SmartDoc+

SmartDoc+ innehåller 3 olika säkerhetsgrupper nämligen:

• normalanvändare
• administratör
• ledningsgrupp

Via dessa kan man t.ex. säkra att dokument försedda med säkerhetsgruppen ledningsgrupp endast är åtkomliga för användare som är medlemmar i denna grupp. Alla dokument kan även förses med två säkerhetsgrupper – en för läsrätt och en för skrivrätt. På så sätt kan ett dokument vara tillgängligt för alla att läsa men bara redigerbart för till exempel administratörer.

För daglig användning av SmartDoc+ räcker det att vara normalanvändare.

In- och utcheckning

In- och utcheckning i SmartDoc+

Dokument som är ut-checkade kan bara redigeras av den som checkade ut dokumentet eller av en administratör. Det är dock åtkomligt av användarna men bara som "read only".

Systemet visar om ett dokument är ut-checkat, av vem och när. En administratör kan ta bort denna status.

Kopplingar

Kopplingar till dokument i SmartDoc+

Om så önskas kan ett dokument kopplas till ett objekt i SmartDoc+. Exempel på detta är kundfakturor som bör kopplas till den kund det gäller. Fliken kunddetaljer i SmartDoc+ innehåller en lista över dokument och här listas bara dokument som är knutna till den kunden.

Ovanstående gäller även för Leverantörer, Anställda, Platssökande, Kontakter och Artiklar.

Dokumenttyper

Dokumenttyper i SmartDoc+

Detta är ytterligare ett sätt att skapa struktur i dokumenthanteringssystemet. En kundfaktura bör förses med dokumenttypen kundfaktura. Senare kan man filtrera SmartDocs alla dokument på t.ex. kundfaktura.

Prenumeration

Prenumeration på dokument i SmartDoc+

SmartDoc+ erbjuder två sätt att få information om nya eller uppdaterade dokument i dokumenthanteringssystemet.

• Du kan prenumerera på ett enskilt dokument varvid du får ett e-postmeddelande och/eller ett SMS (konfigurerbart) så snart en ny huvudversion av dokumentet checkas in. Detta är till stor nytta när ett antal personer samarbetar kring ett dokument.
• Du kan prenumerera på en dokumenttyp. Då får du ett e-postmeddelande och/eller ett SMS så snart ett nytt dokument eller ny huvudversion av ett befintligt dokument checkas in med t.ex. dokumenttypen leverantörsfaktura eller vilken dokumenttyp du prenumererar på.

Mallhantering

Mallhantering i SmartDoc+

Alla affärssystem använder mallar av olika slag och SmartDoc+ är inget undantag. För att förenkla hanteringen av systemets mallar finns ett fåtal grundmallar i Microsoft Office Word (.docx). Här finns sidhuvud och sidfot och företagsspecifikt innehåll som företagslogo etc, Dessa grundmallar kan sedan kompletteras med ytterligare innehåll som lagras i databasen. Du kan till och med ändra mallen "on-the fly" när den används. Detta är användbart för vissa brevmallar som innehåller data som är färskvara – som t.ex. olika datum. Dessa dynamiska mallar kan senare sparas i systemet som en Wordmall om så önskas.

Mallar för massutskick innehåller platshållare för namn, adress osv. Dessa kan enkelt infogas i mallen via en dropdown som ger dig alla platshållare i systemet - on-line. Även platshållare för tabeller som t.ex. schema, artikellista hanteras av systemet.

Utskick