Bokföring i SmartDoc+

Bokföring innebär att föra anteckningar över affärstransaktioner och därmed redovisa sina ekonomiska händelser.


Bokföring i SmartDoc+

Bokföringsnämnden har bestämt att alla näringsidkare måste bokföra och att detta skall utföras på samma standardiserade sätt. Så långt som det är möjligt skall bokföringen ske i datumordning. Utifrån bokföringen kan man generera rapporter såsom en verifikationslista, en resultatrapport, en balansrapport och en huvudbok. Sammanställandet av räkenskaperna i exempelvis årsredovisningar kallas redovisning och när ett räkenskapsår är slut gör man bokslut, vilket innebär att avsluta bokföringen för den förflutna tidsperioden som vanligen motsvarar tolv månader.


Det två metoder som används i bokföring är faktureringsmetoden och kontantmetoden, där kontantmetoden är en något förenklad metod som bara får användas för mindre företag och föreningar. Genom bokföringen får Skatteverket uppgifter om den bokförande partens in- och utgående moms. Skillnaden mellan den ingående och utgående momsen skall betalas in till eller betalas ut från Skatteverket.


Olika typer av kontoplaner som passar olika näringsidkare är framtagna av BAS-gruppen. Det finns standardkontoplaner för aktiebolag, enskild firma, handelsbolag och så vidare. En ekonomisk händelse skall alltid, oavsett bokföringsmetod, bokföras på minst två konton ur kontoplanen för att se hur pengarna har kommit in i eller ut ur bolaget och vad de avser.


Kunder i SmartDoc+

Under fliken kunder kan du hantera dina kunder i SmartDoc+.

Om du öppnar en kund kan du se och jobba med.


  • Kunddetaljer
  • Kundreferenser
  • Kundfakturor
  • Kundofferter
  • Kundprojekt
  • Offertförfrågningar
  • Dokument kopplade till kunden


Du skapar lätt nya projekt och avtal för kunden. Specifika kunddokument som offertförfrågningar och avtal skapas här, baserade på mallar i systemet.


SmartDoc+ innehåller ett antal moduler som enkelt kan integreras i kundens hemsida. En modul gör att man kan man göra en offertförfrågan on-line -Offertförfrågan. Dessa hamnar då automatiskt i SmartDocs offertförfrågandesystem samtidigt som ett e-postmeddelande och/eller ett SMS sänds till systemets administratörer.


Kundfakturor

Du får en fin överblick av dina kundfakturor i SmartDoc+. Du kan lista dem årsvis, per kund eller alla fakturor.


Kundavtal

Om du har tillägget Projekt har du möjlighet att skapa avtal för enskilda projekt. Du har då även tillgång till Kontraktsfakturering. Här kan du skapa månadsfakturor med ett knapptryck. Dessa kan senare förändras genom att lägga till artiklar. Dessa kan sedan beställas direkt från leverantören med leverans direkt till kunden och med fakturan till dig. När sedan fakturan är komplett kan den skickas direkt till kunden. Du har full kontroll på leverantörsfakturan för projektet när den kommer och kan bokföra den korrekt.


Kontraktsfakturering

Kontraktsfaktureringen kräver modulen projekt. Du kan skapa månadsfakturor för nästa period för all projekt som har ett Kundavtal med en knapptryckning.


Leverantörer i SmartDoc+

Under fliken leverantörer kan du hantera dina leverantörer i SmartDoc+. Om du öppnar en leverantör kan du se och jobba med.


  • Leverantörsdetaljer
  • Leverantörsreferenser
  • Leverantörs fakturor
  • Leverantörsofferter
  • Leverantörsbeställningar
  • Dokument kopplade till leverantören


Specifika leverantörsdokument som leverantörsbeställningar skapas här och kan skickas elektroniskt direkt till leverantören, baserade på mallar i systemet.


Leverantörsfakturor

Du får en fin överblick av dina leverantörsfakturor i SmartDoc+. Du kan lista dem årsvis, per kund eller alla fakturor.


Leverantörsbeställningar

Du kan skapa leverantörsbeställningar för en kund från en leverantör där du hämtar artiklar från artikelregistret. Systemet skapar en PDF-fil för beställningen baserad på mallen för detta. Därefter kan du skicka beställningen (med bifogat beställningsdokument) elektroniskt till leverantören. När sedan leverantörens faktura anländer är det enkelt att öppna beställningen och kontrollera att allt stämmer. Om något pris hos leverantören har ändrats kan du direkt härifrån ändra priset i beställningen samt i artikelregistret. När allt ser bra ut kan du överföra artiklarna till kundens faktura.


Artiklar i SmartDoc+

Här hanteras företagets artiklar. Du kan jobba med priser (inköpspris och försäljningspris). Det finns ett effektivt verktyg för att förändra försäljningspriset i procent eller kronor - för enstaka artiklar, artikelgrupper (som t.ex. har en viss leverantör) eller för samtliga artiklar. Funktion finns även för att förändra inköpspriset om leverantören förändrar detta. Leverantörens nya priser måste då finnas i ett Exceldokument med en förutbestämd struktur.


Priserna i artikelregistret används i Prognos​ och Kalkyl​.


Rapporter i SmartDoc+

En mängd rapporter kan genereras av systemet. Tillsammans med dom vanliga som balansrapport och resultatrapport finns även en prognosrapport (om du har köpt projektmodulen) som mycket effektivt visar hur företaget mår. Här listas alla projekt och visar täckningsbidragen för vart och ett baserat på dagens kostnader. Du ser snabbt vilka projekt som är mindre lönsamma och kan åtgärda dessa innan förluster uppstår.


Betalningsflöden i SmartDoc+

Det finns flera sätt att sända och ta emot filer till sin bank, via Bankgirots bankgirolink, Plusgirots plusgirolink eller genom att ladda upp filerna direkt på internetbanken. Detta är några av sätten som kan användas för att både sända och ta emot betalningsfiler.


De flesta sorters inhemska betalningar, i både SEK och EURO, kan skickas i en och samma fil. Insättning kan ske till bankgironummer, plusgironummer eller direkt till ett bankkontonummer. Utbetalning med en utbetalningsavi som skickas till leverantören är också möjligt genom den information som filen innehåller, även om detta är ett betalningssätt som alltmer minskar i omfattning.


Betalningar till utländska leverantörer går i en särskild fil där man på leverantören anger IBAN nummer och BIC. Här kan också betalningar göras från valutakonton om sådana finns på företagets bank i de olika valutorna.