SmartDoc+ affärssystem

Affärssystemsdelen i SmartDoc+ innehåller en mängd funktioner och möjligheter. På denna sida kan du läsa mer om dessa.


Huvudprogram med basmodul

SmartDoc+ är modulariserat​ och det finns ett stort antal moduler som du kan välja mellan. De flesta modulerna är fristående medan andra förutsätter att SmartDoc+ används tillsammans med program som t.ex. Hogia Ekonomi och/eller Hogia Lön Plus till vilka SmartDoc+ har en stark koppling. Det går dock att använda även dessa moduler fristående.


I sin enklaste version innehåller SmartDoc+ all nödvändig säkerhet, backup samt modulen Kontakter. Detta är med andra ord ett grundläggande CRM-system (ContentManagement System).


  • Kontakter
  • SSL
  • Säker inloggning

Tilläggsmoduler


Med tilläggsmodulerna skapar du ditt eget skräddarsydda system. Du kanske nöjer dig med dokumenthanteringen och ärendehanteringen till att börja med. Du kan alltid lägga till moduler senare.


  • Dokumenthantering med mallhantering och massutskick
  • Ärendehantering med notifiering via SMS eller e-post
  • Anställda med lönehantering (med integration mot Hogia Lön Plus)
  • Kunder (med integration mot Hogia Ekonomi)
  • Leverantörer (med integration mot Hogia Ekonomi)
  • Projekthantering (med kontraktsfakturering och integration mot Hogia Ekonomi)
  • Artikelregister (med integration not Hogia Ekonomi)
  • Leverantörsbeställningar
  • Platssökandesystem (kopplat till företagets webbplats)
  • Offertförfrågningar (kopplat till företagets webbplats)
  • Artikelförsäljning (kopplat till företagets webbplats).
  • Ärendehantering

Rätt affärssystem

Rätt affärssystem

Det som SmartDoc+ inte kan, det behövs inte.


För att ett affärssystem ska fungera på bästa sätt gäller det att hitta en lösning som är specialiserad för branschen där det skall användas. På så sätt slipper användaren skapa egna anpassningar till systemet.


De flesta system erbjuder idag ett relativt bra stöd för att anpassa inställningarna efter kundens verksamhet. Egna anpassningar eller utveckling är av ondo. Bland annat eftersom det innebär stora risker vid uppgraderingar.


SmartDoc+ affärssystem erbjuder anpassad lösning för ett urval av branscher såsom städbolag, vaktbolag, fastighetsbolag, m. fl.


Kostnadseffektivt

SmartDoc+ innebär att du inte längre är i behov av en egen server. Du har en känd, fast månadskostnad. Du betalar för de moduler du behöver. Ingen installation av några program på företagets datorer. Dina data är alltid säkrade via effektiv Backup​. Allt du behöver är en bra Internet-uppkoppling, en dator och en mobiltelefon.


Molnbaserat

Molnbaserat

SmartDoc+ är en helt molnbaserad lösning.


Allt du behöver är en webläsare (SmartDoc stödjer alla moderna webläsare) och en mobiltelefon. Alla uppgraderingar av systemet sker utan avbrott och utan att du märker något.


Projekthantering i SmartDoc+

Projekthantering i SmartDoc+

Projekthanteringsmodulen är branschspecifik varför din bransch skall anges vid beställning av denna tilläggsmodul. Antalet tillgänglig branscher blir flera efterhand. Förnärvarande kan du välja mellan följande:


  • Städbolag (affärssystem för städbolag)
  • Vaktbolag (affärssystem för vaktbolag)
  • Fastighetsbolag (affärssystem för fastighetsbolag)
  • Tjänstebolag (affärssystem för tjänstebolag)
  • Advokatbyråer (affärssystem för advokatbyråer)


Med projektmodulen följer även Kontraktsfakturering i vilken månadsfakturor skapas automatiskt för alla projekt som har avtal.

Prognos

Är du osäker på om ett projekt är rätt prissatt? Du kanske satte priset ett antal år tillbaka i tiden och sedan dess har priser och lönekostnader gått upp. För att kontrollera detta finns det en prognosmodul som tittar på projektets historik vad det gäller arbetstid och eventuella förbrukningsmaterial. På denna historik appliceras dagens kostnader och du ser direkt hur stort ditt täckningsbidrag är och får underlag för att prishöja projektet.

Kalkyl

När du får en offertförfrågan på ett nytt projekt är kalkylmodulen till stor hjälp. Här kan du se hela historiken för liknande projekt - allt från typisk arbetstid, merförsäljning, bilkostnader, etc. - med dagens kostnader. Du ser hur stort ditt täckningsbidrag blir för ett visst månadspris och det blir enkelt att skapa en offert som är korrekt och ger skälig vinst.


Modulbaserat

Modulbaserat

Moduler i SmartDoc+


SmartDoc+ är helt modulariserat. Du kan välja att köpa en minimal version med t.ex. bara dokumenthantering. Följande moduler finns:


  • Anställda (Kräver att ditt företag använder Hogia Lön Plus)
  • Platssökande
  • Kunder, Leverantörer och Artiklar (Kräver att ditt företag använderHogia Ekonomi)
  • Dokumenthantering
  • Projekt (Kräver modulen Kunder, leverantörer och artikelregister)
  • Ärendehantering
  • Kundavtal (endast tillsammans med projekthantering)
  • E-posthantering


Vissa moduler kräver att ditt företag använder Hogia Ekonomi och/eller Hogia Lön Plus. Det minimalaste SmartDoc+ innehåller endast kontakter.


Kartfunktion

Kartfunktion i SmartDoc+


Vill du veta var dina kunder, leverantörer, kontakter, anställda eller platssökande befinner sig? Då kan du använda kartfunktionen i SmartDoc+ som öppnar Google maps och tar dig direkt till adressen för kunden, leverantören, kontakten, den anställde eller platssökanden. För att länken till kartan skall visas måste adressen vara korrekt angiven.

      Var helst du hittar denna symbol finns det en karta i Google maps.


Demo

Demo av SmartDoc+

Demo av SmartDoc+


För att du skall kunna bekanta dig med funktionerna i SmartDoc+ finns en demosite: Demo av SmartDoc+. OBS! Demositen är konfigurerad för städbolag.


Här kan du navigera runt och testa funktionerna i SmartDoc+. Du loggar in som demo med lösenord demo. Demositen är branschanpassad för städbolag - läs mer.


Demositens databas återställes automatiskt varje midnatt. Ingen eposttrafik utgår från demositen.


Datalagring i SQL

SQL server

All data i systemet lagras i en SQL databas. När det gäller dokumenten så lagras de i serverns filsystem men har åtkomst endast av SQL servern - läs mer: Lagring av dokument​. Läs även om systemets Backup.


Säker inloggning i SmartDoc+

SmartDoc+ har ett mycket starkt skydd mot obehörig åtkomst.


  • Säker överföring uppnås genom användning av SSL-teknik (Secure Socket Layer) med minst 128 bitars kryptering.
  • Tvåvägsautentisering - autentisering via SMS-engångslösenord. Först loggar man in med användarnamn och lösenord varefter systemet skickar ett engångslösenord (token) till den mobiltelefon som är knuten till kontot. Först när detta är angivet har man tillgång till SmartDoc+. Denna token är giltigt i 2 minuter varefter användaren måste göra ett nytt inloggningsförsök. Om användaren anger fel token blir den värdelös och användaren måste göra ett nytt inloggningsförsök.

Certifikat och domän

Certifikat och domän

Om SmartDoc+ skall använda SSL krävs ett certifikat. Du har två möjligheter:


  • SmartDoc+ för ditt företag använder domänen dittforetag.smartdoc.se. Då blir din årskostnad för certifikatet låg eftersom SmartDoc AB har ett s.k. wild card certifikat för smartdoc.se som alltså delas mellan bolagen.
  • SmartDoc+ för ditt företag använder er egen domän - t.ex. smartdoc.dittforetag.se. Detta kräver ett eget certifikat. Om ditt företag redan har ett wild card certifikat kan vi installera det för er smartdocsite. Om inte kan vi tillhandahålla ett. Detta alternativet ger en högre årskostnad för er.


SmartDoc+ hostas alltid på våra servrar.


Daglig backup i SmartDoc+

Daglig backup i SmartDoc+

Dina data skyddas på bästa sätt. Backup tas enligt ett schema och sparas på följande sätt:


  • Dagliga backuper (kl. 24.00) - 8 dagar
  • Veckobackuper (varje söndag) - 5 veckor
  • Månadsbackuper (den sista i varje månad) - 13 månader
  • Årsbackuper (den 31 december) - tas aldrig bort


Alla backuper lagras på två fysiskt åtskilda platser. Ingen risk att du förlorar några data.


Ärendehantering i SmartDoc+

SmartDoc+ har ett mycket starkt ärendehanteringssystem. På din startsida ser du hela tiden dina öppna ärenden. De som inte är åtgärdade inom föreskriven tid är markerade med rött. SMS skickas när ett ärende uppdateras och när ett ärende passerar senaste åtgärdsdatum.


Du kan även se alla ärenden tillbaka i tiden.


Ett ärende kan även kopplas till ett objekt, t.ex. en platssökande. Då kan du även se alla dokument relaterade till denna.


Varje ärende har en ägare (den som skapar ärendet) och en mottagare (den som skall åtgärda ärendet). SMS trafiken sker mellan dessa båda.


Vi erbjuder även en app med vilken du kan sköta dina ärenden med din mobil eller sufplatta. Läs mer!